Jari Kinnunen, Konsultointijohtaja
Projektin läpikäynti antaa mahdollisuuden oppia, mitkä vaiheet / osiot hallittiin onnistuneesti ja mitkä tuottivat haasteita. Tämä auttaa organisaatiota myös tunnistamaan parhaat käytännöt ja/tai välttämään samankaltaiset ongelmat tulevissa projekteissa.
Laaja fokus. Projektiaudit eli projektin katselmointi antaa mahdollisuuden löytää projektin toteuttamiseen liittyvät ongelmat ja haasteet. Projektipäällikkö, projektin johtoryhmä, projektin sponsori ja projektitiimi saavat näin tilannekuvan siitä, mikä on onnistunut ja mitä pitää vielä parantaa projektin onnistuneen läpiviennin kannalta. Projektiaudit voidaan tehdä myös projektin päätteeksi. Tällöin voidaan läpikäyvän analyysin avulla luoda menestystekijät, jotka voidaan siirtää tuleviin projekteihin. Projektiaudit-prosessi itsessään on samanlainen riippumatta siitä, tehdäänkö se kesken projektia vai projektin päätteeksi.
Suorittajana ulkopuolinen taho. Yleisesti on suositeltavaa että projektiauditin suorittaa projektin ja organisaation ulkopuolinen taho. Tämä takaa tietojen luottamuksellisuuden ja antaa mahdollisuuden projektitiimille ja muille osallistujille puhua suoraan projektin ongelmista, heidän huolenaiheistaan ja haasteistaan. Osallistujat tietävät, että heidän mielipiteensä tullaan ottamaan huomioon objektiivisesti ja anonyymisti ja että analyysi sisältää faktat eikä heitä voi tunnistaa vastauksista. On yleistä että erityisesti huonosti johdettujen tai hallittujen projektien kohdalla projektin osallistujat pitävät helpompana kertoa tunteensa ja mielipiteensä projektiin liittyvistä asioista projektin ja organisaation ulkopuoliselle taholle. Se että ihmiset päästetään purkamaan tunteitaan ja tuntojaan on tärkeä osa projektiauditia.
Tavoitteellinen projektiaudit. Projektiauditin tarkoituksena on tunnistaa syvällisen selvityksen avulla ongelmat, jotka voitaisiin jatkossa välttää ja hyödyntää näistä saatavia oppeja projektin jatkossa ja seuraavissa projekteissa. Tällä tavalla projektiaudit hyödyttää organisaatiota sekä nykyhetkessä että tulevaisuudessa. Projektiauditin avulla:
- Saadaan projektista oppeja, jotka voidaan hyödyntää sekä omassa organisaatiossa että toimittajien kohdalla.
- Voidaan tunnistaa menettelyjä, joiden käyttöönotolla voidaan parantaa tulevien projektien ja muutoksenhallinnan onnistumista.
- Saadaan muodostettua projektin onnistumiskriteerit, jotka voivat sisältää esimerkiksi aikataulussa ja budjetissa pysymisen, asiakkaiden ja sidosryhmien vaatimusten saavuttamisen ja onnistuneen tulosten käyttöönoton.
- Voidaan tehdä riskinhallinnasta (riskien tunnistus ja siihen liittyvät suunnitelmat) osa organisaation arkipäivää
- Voidaan muodostaa muutoksenhallinnan menestystekijöitä, kuten ”miten henkilöstö osallistuu, mikä on vaikutus asiakkuuksiin, vaikutus organisaatioon ja vaikutus seuraavien kehitysvaiheiden onnistuneeseen käynnistämiseen.”
- Voidaan muodostaa kriteerit, joiden avulla jatkossa parannetaan projektin hallintaan liittyviä toimintamalleja oman organisaation ja toimittajien välillä.
-Tunnistetaan kokonaisuutena projektista opitut asiat ”lessons learned”, jotka voidaan hyödyntää organisaation tulevissa projekteissa.
Projektiauditin kolme vaihetta. Projektiauditin tyypilliset vaiheet ovat projektin menestystekijöiden ja selittävien asioiden kyselyn muodostaminen, riittävän syväluotaava selvitystyö ja tulosten raportointi.
Projektin menestystekijöiden ja selittävien asioiden jäsentäminen (Vaihe 1)
Projektin menestystekijöiden tunnistaminen. Haastatellaan läpi projektin sponsori ja projektipäällikkö, jotta saadaan selville mikä on heidän käsityksensä projektiauditin menestystekijöistä. Tämä takaa että heidän yksilölliset ja yhteiset tarpeensa tulevat huomioiduksi.
Kyselymuotoisen selvityksen valmistelu. Muodostetaan kysymyspatteristo projektin pääosallistujille ja valituille sidosryhmien henkilöille. Tällä tavoitellaan, että haastateltavat ovat vastanneet kysymyksiin etukäteen, ja näin itse haastattelutilanteessa voidaan keskittyä olennaiseen ja läpikäydä haastateltavan syvällisempiä näkemyksiä. Valmiiden kysymysten tarkoituksena onauttaa haastateltavia tunnistamaan projektin onnistumisia, epäonnistumisia, haasteita ja menetettyjä tilaisuuksia.
Projektiauditin kyselyn laajuus. Kysymykset jäsennetään siten, että niiden avulla voidaan tunnistaa projektin menestystekijöitä, pääongelmia ja haasteita. Näitä ovat mm. ”miten projektitiimin yhteistyö toimi; kuinka toimittajat hallittiin; millä tavalla raportointi ja kokoukset onnistuivat; miten riskit ja muutokset hallittiin”. Projektiauditissa joudutaan selvittämään monen tyyppisiäkysymyksiä. Käytännöllisintä on käyttää avoimia kysymyksiä, jotta kaikki projektin osallistujat ja sidosryhmäläiset voivat tuoda omia näkemyksiään ja mielipiteitään julki.
Syväluotaava selvitys (Vaihe 2)
Henkilökohtaiset haastattelut. Selvitysvaiheessa tehdään henkilökohtaisia haastatteluita projektin sponsorin, projektipäällikön, projektin johtoryhmän ja projektitiimin kanssa, jotta menneet, nykyiset ja tulevat ongelmat, muut huolen aiheet, haasteet ja mahdollisuudet voidaan tunnistaa. Lisäksi haastatellaan samalla tavalla sidosryhmäläisiä mukaan lukien toimittajia, alihankkijoita, projektin muita sisäisiä ja ulkoisia toimijoita ja valittuja asiakkaita.
Ongelma-alueiden jäsentäminen. Jäsennetään esille nousseet ongelmat, haasteet ja huolenaiheet tarkemmin, jotta tunnistetaan (vahvasti aiempia kokemuksia hyödyntäen) niiden taustalla olevat perimmäiset syyt ja päästään porautumaan ongelmiin syvemmälle.
Dokumentaatio. Tarkastellaan kaikkea projektiin liittyvää aikaisempaa ja nykyistä dokumentaatiota mukaan lukien: projektitiimin koostumus, suunnitelma projektin kohteesta ja rajauksista (scope), liiketoiminnan vaatimukset, projektisuunnitelma, projektin etenemisraportointi eri vaiheissa, kokousmuistiot, tehtävälistat, eri vaiheiden riskitarkastelut, haaste- ja ongelmalistat ja projektin sisältöön päätetyt muutokset.
Toimittajan ja sidosryhmien rooli. Käydään läpi projektisuunnitelma ja jäsennetään, kuinka toimittajan projektisuunnitelmaon liitetty osaksi kokonaissuunnitelmaa. Haastatellaan myös valitut sidosryhmien edustajat, jotta voidaan tunnistaa ja selvittää, mitkä heidän odotuksensa projektin suhteen ovat olleet, ja miten nämä odotukset ovat toteutuneet.
Laadun hallinta. Käydään läpi projektin laadun hallinta ja lopputuotteen laadun hallinta, jotta kokonaisprojektin hallinnan ja johtamisen ongelmat, huolenaiheet ja haasteet voidaan tunnistaa ja jotta voidaan tunnistaa mahdollisuudet, jotka voitaisiin toteuttaa kiinnittämällä tarkempaa huomiota projektin ja lopputuotoksen laatuun.
Lessons Learned. Tunnistetaan kohdat ja niistä saadut opit,joita voidaan hyödyntää tulevaisuudessa organisaation projektien läpiviennin parantamisessa.
Raportoinnin valmistelu ja esittäminen (Vaihe 3)
Lähtötilanne ja tausta-aineistot. Tausta-aineistoksi yhdistellään materiaalit haastatteluista ja kyselyistä sekä tulokset projektin dokumentaation läpikäynnistä. Auditoinnin pohjaksi jäsennetty projektin tavoitekuvaus sisältyy myös keskeisiin tausta-aineistoihin.
Tulokset. Auditoinnin tulosaineistoon jäsennetään ongelmat, huolenaiheet ja haasteet, jotka ovat tulleet ilmi projektin laadunhallinnan ja lopputuloksen laadunhallinnan suunnitelmissa ja läpikäytäessä muuta materiaalia. Erityisesti nostetaan esille mahdollisuudet, joissa uskotaan olevan toteutuspotentiaalia.
Kehitysmahdollisuudet ja opit. Tunnistetaan ja nostetaan esille kaikki projektitoiminnan kehittämisen mahdollisuudet, jotka voidaan toteuttaa työssä esiin nostettujen suosituksien pohjalta.Tunnistetaan opit, joiden avulla voidaan parantaa tulevaisuudessa organisaation projektien läpivientiä.
Suositukset jatkotoimenpiteiksi. Valmistellaan lopullinen raportti ja suositukset löydösten pohjalta ja esitetään tämä yksityiskohtainen raportti ja suositukset mukaanlukien tulevien projektien suorituskyvyn parantamiseen tähtäävä suunnitelma (roadmap). | 
